Phân tích hệ thống là một khâu quan trọng trong bất kỳ một dự án tin học nào. Vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý được đưa vào nội dung giảng dạy ở bậc đại học của nhiều ngành trong đó có ngành Công nghệ thông tin. Bài giảng này có thể phục cho công tác giảng dạy của giáo viên và học tập, nghiên cứu và làm đề tài của sinh viên, nó cũng là một tài liệu tham khảo cho bất kì ai quan tâm đến việc nghiên cứu, xây dựng một hệ thống thông tin.
1. Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các đối tượng, các thành phần có quan hệ với nhau, tương tác với nhau theo những nguyên tắc, những cơ chế nào đó nhưng tồn tại trong một thể thống nhất (ví dụ: Hệ thống thanh toán, hệ thống truyền thông hay hệ thống giao thông.).
Trong một hệ thống, mỗi một thành phần có thể có những chức năng khác nhau, nhưng khi kết hợp lại chúng chúng có những chức năng đặc biệt. Giá trị của toàn bộ hệ thống hơn hẳn giá trị của tất cả tạo nên nó cộng lại.
Hệ thống thường có cấu trúc, hoạt động theo các nguyên lý chặt chẽ và có tổ chức.
Các hệ thống có thể có các mối quan hệ:
- Phân cách: Phân cách nhau và phân cách với môi trường bên ngoài. Một hệ thống có thể nhận các đối tượng từ môi trường bên ngoài vào, biến đổi chúng và cũng có thể kết xuất ra môi trường bên ngoài. Kết quả của kết xuất có khi đánh giá bằng phạm trù tiêu chuẩn kết xuất.
- Bao hàm: Hệ thống này là bộ phận hay chứa hệ thống kia.
- Giao nhau: Các thành phần của hệ thống này cũng là thành phần của hệ thống khác.
- Ảnh hưởng: Có thể có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau.
2. Phân loại hệ thống
Cách phân loại theo tính chất của hệ thống:
- Hệ thống mở hay còn được gọi là hệ thống có tính xác suất trong đó đầu vào, đầu ra không thể xác định chính xác nhưng có thể dự đoán được.
- Hệ thống đóng là hệ thống có thể đoán trước kết quả đầu ra nếu biết đầu vào.
Cách phân loại theo chủ thể tạo ra hệ thống:
- Các hệ thống tự nhiên (ví dụ: Tổ chức sống (thực vật, động vật), các hành tinh, các thiên hà, vũ trụ...)
- Các hệ thống do con người tạo nên.(ví dụ: Trường học, bệnh viện, máy tính, đơn vị công ty, nhà nước,...)
Nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là khoa học công nghệ thông tin, con người đã tạo ra những hệ thống tự động và mong muốn điều khiển (toàn bộ hay phần nào) hoạt động của cả các hệ thống do họ đã tạo ra và các hệ thống tự nhiên. Do đó để cải tiến chúng phải có sự hiểu biết về hệ thống đó một cách đầy đủ và chính xác.
3. Cấu tạo của hệ thống.
Một hệ thống có thể bao gồm nhiều bộ phận, thành phần mà ta thường gọi là hệ thống con (subsystems). Mỗi một hệ thống con đảm nhận một số tác vụ riêng biệt nào đó trong hệ thống lớn mà nó là một thành phần. Thí dụ: hệ thống thông tin bao gồm mạng truyền thông, hệ thống điện thọai, các máy tính và những con người thao tác chúng.
Môi trường là những con người, phương tiện, quy luật, chính sách... bao quanh hệ thống. Một hệ thống không thể hoạt động độc lập, cho nên tìm hiểu một hệ thống không thể không quan tâm tới môi trường bao quanh hệ thống đó.
Biên hay giới hạn (boundaries) là chu vi hay đường ranh giới giữa một hệ thống và môi trường bên ngoài. Nó cách biệt giữa các phần tử tạo nên hệ thống và thế giới bên ngoài.
Ðầu vào (inputs) của một hệ thống là các đối tượng từ môi trường bên ngoài tham gia vào hệ thống. Hệ thống tác động lên chúng, biến đổi chúng tạo thành các kết quả đầu ra. Không có đầu vào hệ thống không thể tạo được kết quả đầu ra.
Thành phần xử lý (processing) của một hệ thống có chức năng biến đổi từ các đối tượng đầu vào thành kết quả đầu ra.
Ðầu ra (outputs) là kết quả của xử lý có thể là sản phẩm hoặc là đầu vào của một hệ thống khác.
Các bộ xử lý tiết chế nhằm giữ cho hệ thống ổn định. Có những bộ phận kiểm soát các đối tượng đầu vào, các kết quả đầu ra và các bộ xử lý khác nghĩa là kiểm soát lẫn nhau.
Có một phạm trù đặc biệt kiểm soát đầu vào và đầu ra gọi là các tiêu chuẩn nạp nhập và tiêu chuẩn kết xuất. Chẳng hạn, tiêu chuẩn tuyển sinh để kiểm soát thí sinh đậu vào trường, điểm bình quân gia quyền để xác định điểm trung bình mỗi học kỳ của sinh viên, trên cơ sở đó xét học bổng, lên lớp cuối mỗi năm, và tốt nghiệp khi ra trường.
4. Các thành phần của một hệ thống
- Bộ phận tác vụ
- Bộ phận quản lý
- Bộ phận quyết định
Bộ phận tác vụ: Thường gồm nhiều bộ xử lý sơ cấp hơn, nhận các luồng thông tin từ thế giới bên ngoài, tác động lên chúng hoặc làm việc với chúng. Bộ phận tác vụ là một hệ thống xác định, nghĩa là các bộ xử lý cấu tạo nên nó sử dụng các quy tắc ứng xử đã được cố định do bộ phận quyết định, sao cho các dữ liệu nhập giống nhau sinh ra cùng dữ liệu xuất.
Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý của một hệ thống là một tập hợp có tổ chức của các phương tiện thông tin, nhằm mục đích cung cấp một sự biểu diễn cho hoạt động của tổ chức đó.
Bộ phận quản lý có các chức năng:
- Thu thập thông tin đến (từ Bộ phận quyết định, Bộ phận tác vụ, môi trường bên ngoài).
- Lưu trữ các thông tin này hoặc lưu các kết quả xử lý của chúng.
- Xử lý theo yêu cầu của bộ phận tác vụ và bộ phận quyết định
Nó có hai bộ phận con:
- Bộ phận ghi nhớ, lưu trữ thông tin.
- Bộ phận xử lý thông tin.
Bộ phận quyết định: có chức năng đưa ra những quyết định mục tiêu hoạt động, sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Những quyết định thường dựa vào sự biểu diễn thông tin đã dùng để lấy quyết định, nhưng không thể đoán trước được.